Por falta de procedimentos claros relacionados ao consumo dos itens de prateleira, o varejo, especialmente os pequenos negócios, têm provocado prejuízos literalmente incalculáveis ao caixa da empresa.
Imagine que a loja comprou itens do hortifruti para revenda.
A certa altura, parte dessa quantidade estava imprópria para o consumo e a restante poderia seria aproveitada no refeitório.
Quais os procedimentos a serem adotados?
Quando o estoque é adquirido, a quantidade comprada é lançada direto na conta de estoque, sendo subtraída sempre que houver uma venda.
A conta de estoque (contábil e fiscal) alimenta o Livro de Entradas que alimenta o Livro de Inventário. Essa é uma das funções do ERP.
Quando a loja decide levar para consumo, a quantidade contida na conta de estoque deve ser subtraída.
Nesse momento, tanto o fiscal quanto o contábil precisam enxergar a quantidade transferida na conta de uso e consumo.
Falta de emissão de nota
Em ambos os procedimentos, se faz necessário a emissão de uma nota fiscal.
No primeiro caso para transferir para consumo. No segundo caso, para registrar a perda.
Qual a função da nota fiscal?
Registrar os fatos, ajustar o estoque e o novo custo. No fim de tudo, possibilitar o cálculo do lucro real.
Reflexos pela falta de emissão de nota
Quando a nota não é emitida, a conta de estoque fica distorcida, a despesa com perda não é contabilizada e o lucro (irreal) aumenta.
Efeitos do lucro irreal
Quando a empresa é tributada pelo lucro real, ela paga mais tributos incidentes sobre o lucro. É mais uma forma de rasgar dinheiro.
Os tributos pagos e compensados (no caso do lucro real) também se perdem quando deveriam ser estornados.
Distorções da escrita fiscal
1) No caso do ICMS, o valor compensado deve ser considerado como custo em ambos os exemplos.
2) Se a mercadoria for tributada pela ST, o valor pago na aquisição (destacado na nota do fornecedor) deve ser ressarcido para a empresa.
Falta de controle de quantidade perdida
Quando as perdas não tem controle de peso/quantidade, a gestão de compras provavelmente apresenta falhas.
A falta de procedimento tira visão da situação e o caixa sofre os efeitos da gestão ineficiente.
Relativamente ao item 1, a empresa tanto pode ser questionada pelo fisco quanto mantém um custo distorcido.
Custo distorcido representa precificação irreal.
A concorrência vibra.
Em relação ao item 2, a empresa está jogando dinheiro no lixo e também distorce o custo, considerando que a ST não é compensavel. Ou seja, não sai do custo e teria saido, se o procedimento fosse correto na nova destinação.
Recálculo do custo
Todas as vezes que tributos são compensados ou são contabilizados como custo dentro do preço de aquisição, a conta de avaliação do estoque é refeita. Nessa hora, o procedimento é aquela parametrização no ERP. Seja custo médio ponderado, seja o método PEPS.
Estoque superavaliado diminui lucro.
Falarei sobre sub-avaliação/superavaliação em outro artigo.
Recomendações
É necessário que, periodicamente, essas práticas sejam revisadas para conter perdas financeiras gigantescas, cujos montantes poderiam ser destinados a expansão do negócio.
Conclusão
Sem controle e registro das perdas ou das mudanças de finalidade, tanto o custo quanto a margem se tornam irreais.
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Este texto foi escrito por Sueli Angarita.